"Aunque la oficina sin papel o ‘paperless’ es un objetivo ciertamente utópico, lo que si puede pensarse es en un escenario futuro, donde se reduzca hasta el 80% de los documentos físicos, con beneficios en gastos directos, incrementos de eficiencia y seguridad", afirmó Fernando Amaya, gerente de Ventas Corporativo y Gobierno de Adobe México.

Comentó que hoy día, el costo de un documento impreso va de 10 a 75 centavos de dólar en promedio, al que se agregan otros costos asociados diversos, como el de transporte, gestión, almacenamiento y disposición final.

Una posibilidad para no "empapelarse" radica en el uso de documentos electrónicos inteligentes, como los generados en formato PDF (Portable Document Format), pues permiten hacer comentarios y observaciones escritas por parte del emisor y el receptor, fomentando su colaboración.

Evita la fuga de información

"Uno de los costos más altos de un documento, ya sea impreso o digital, es la fuga de información, por lo que las soluciones de Adobe ofrecen tres esquemas distintos de seguridad, con el propósito de resguardar el contenido generado por los usuarios", puntualizó Amaya.

El primer nivel consiste en proteger los documentos mediante el establecimiento de un código de acceso o password; y el segundo radica en asignar certificados digitales para identificar a los usuarios. Es preciso destacar que este tipo de tecnología posibilita la inclusión de firmas electrónicas.

El tercer esquema es el más sofisticado, ya que admite la gestión dinámica de derechos digitales. Se realiza mediante un "servidor de políticas empresariales", con el que se logra un manejo óptimo de la seguridad, realizado en forma centralizada para estipular vigencias y derechos.

De acuerdo con el ejecutivo, una adecuada administración de documentos inteligentes permite, asimismo, la orquestación automática de múltiples procesos dentro de la administración de las empresas. A tal efecto, se recurre al desarrollo de soluciones personalizadas, hechas a la medida de las organizaciones.

"Las características de control y colaboración, administración de la seguridad y de procesos, se ofrecen mediante diversas soluciones, que cubren el ciclo completo del documento electrónico", concluyó Amaya.

Veremos.